Email Q&A

初めてのメールを送るとき、自己紹介から書き始めるべきですか?

Answer and Suggestion:

重要なことは、相手があなたのことを知らなくても、あなたのメールを確実に読んでもらうことです。

自己紹介から始めるのは良いことですが、短くすべきです。つまり、自己紹介の目的は、相手とあなたには関連がある(これから関連が生まれる)ことを示すことであり、端的にそのことを自己紹介の中で伝える必要があります。たいていの場合、次の二つのうちのどちらかを使えば「自己紹介」の機能を十分に果たすことができます。

 

1)あなたと相手をつなぐ人物(あなたと関連があり、相手も知っている人物)

My name is Hiroshi Kato. Mr. Sato asked me to write to you about the XY problem. I am Mr. Sato’s assistant.

 

2)あなたと相手をつなぐ事柄(例えば、XYプロジェクト)

My name is Hiromi Kato. I’m working on cost analysis of the XY Project for Japan. I would like to ask you for some background data in regard.

 

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