Email Q&A

自社の人間のことを書く場合、どう書けばいいですか?

Answer and Suggestion:

日本語メールであれば、「弊社からは、加藤、田中、大谷の3名が参加します」や、「上司の佐藤に代わり、ご案内いたします」などと、社外の相手にメールをする場合に、傾向として、上司や同僚の名前を敬称なしで表現することが多いですね。しかし英語圏では、”Sato asked me to contact you”と言うことは、佐藤さんに対して失礼と考えられています。そこで、代わりに以下のどれかを使用してみてください。

 

1)敬称 + 姓 (last name) を使う

Mr. Sato
Ms. Sato
Prof. Sato
Dr. Sato

 

Example:
Mr. Sato asked me to contact you regarding the XY project.
(佐藤さんからの依頼により、XYプロジェクトについて貴社へご連絡差し上げました。)

 

 

2)敬称+ 名 (first name) + 姓 (last name) を使う

Mr. Kenji Sato
Ms. Hiromi Tanaka

 

Example:
About the budget meeting, Ms. Hiromi Tanaka, Mr. Shohei Ohtani, and I will attend, and we will explain the project details.
(予算会議についてですが、弊社からは田中ひろみさんと大谷ショウヘイさんと私が出席予定し、そこでプロジェクトの詳細をご説明します。)

 

 

3)「san」を使う

Sato-san
Hiromi-san
Kenji Sato san

 

Example:
According to our senior engineer, Sato-san, the records seem to have been updated last week.
(弊社のシニアエンジニアである佐藤さんによると、先週、記録が更新されているようです。)

 

 

4)名 (first name) だけを使う(*名だけで呼び合う適切な関係であるなら使用可)

Kenji
Hiromi
John

 

Example:
Kenji will send you the licensing information soon.
(ケンジがライセンシング・インフォメーションをすぐに送ります。)

 

 

 

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